Política para el Tratamiento de datos personales

Categoría: Uncategorised Publicado: Lunes, 25 Junio 2018 Escrito por Super User

 

1.   Objeto

Cumplir con lo señalado en la ley 1581 de 2012 y demás decretos y artículos que la reglamentan, adicionan o sustituyen garantizando el derecho constitucional  que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos  que  la Corporación Centro de Estudios Regionales del Magdalena Medio-CER hayan recopilado para las finalidades respectivas.  

2.   Marco legal  

El presente manual de política para el tratamiento de base de datos se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones legales contenidas en la ley 1581 del 17 de octubre de 2012, en la que el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Así mismo, el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 que reglamenta parcialmente la ley antes mencionada con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales. -y el Decreto 886 del 13 de mayo de 2014, por el cual se regula el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, éste “crea el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual se define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos”.  

 

3.Ámbito de aplicación  

En concordancia  con lo establecido en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012, el presente manual de política será aplicable a todas las bases de datos que sean susceptibles de tratamiento de información y estén contenidas en los archivos de la Corporación CER.  

 

4.   Principios para  el tratamiento de  datos personales  

En desarrollo, interpretación y aplicación de la  ley 1581 de 2012. Art. 4.  El  presente manual se regirá por los siguientes principios:  

a)   Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos.

b) Principio de finalidad.

c) Principio de libertad.

d) Principio de veracidad o calidad.

e) Principio de transparencia.

f) Principio de acceso y circulación restringida.

g) Principio de seguridad.

h) Principio de confidencialidad

 

  5.   Entidad responsable del tratamiento de base de datos personales

Empresa: Corporación Centro De Estudios Regionales Del Magdalena Medio- CER

Nit:             900.085.480-1                                       

Dirección:         Carrera 27 # 55-11  B. Galán, Barrancabermeja

Teléfono: (097)601-04-41       

Email:       Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

La Corporación CER es una entidad sin ánimo de lucro, que tiene por finalidad comprometer sus esfuerzos y actividad en la generación y fortalecimiento del desarrollo local de Barrancabermeja y su entorno mediante el ejercicio investigativo y la producción, aplicación y difusión de información y conocimientos sustentados en los antecedentes, actualidad y proyección a futuro de la ciudad y la región.  

 

6.   Encargado del tratamiento  

La corporación CER está en el derecho de contratar a terceras personas para que se encarguen del procesamiento y  tratamiento de la información que poseen, si esto ocurre, estos agentes ajenos a la empresa están obligados a respetar los derechos de los titulares para proteger sus datos de acuerdo al presente manual de política.  

 

7.   Finalidad y tratamiento de los datos personales  

El tratamiento que realiza la Corporación CER con la información recopilada corresponde a operaciones de almacenamiento, uso, y/o supresión de datos de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información y con las finalidades expuestas a continuación.

 

7.1.      Recurso humano  

Se hace recolección de datos personales de los empleados de planta de la Corporación CER con el propósito de mantener control en lo que respecta a la vinculación, servicio que presta y retiro o terminación de labores de acuerdo al tipo de contrato. Los datos recogidos son de identificación y ubicación. Se encarga de su tratamiento el área de Recurso Humano que está bajo la responsabilidad de la administradora financiera.   Para el caso de los  profesionales que ya finalizaron su contrato laboral, como otros que nunca se han vinculado con la entidad  pero tienen relación con la  misma,   su información personal es almacenada en una base de datos denominada investigadores aliados.  

 

7.2.      Proveedores  internos y externos  

Está compuesta por personas naturales y jurídicas prestadores de servicio, en ella se acumulan datos de identificación y ubicación. Esta base de datos permite tener claridad del tipo de servicio o producto que suministran (humano, físico, tecnológico, técnico, material),  es utilizada para la gestión de procedimientos contractuales. Se encarga del tratamiento de los registros el área de Administración Financiera, alienado al proceso de gestión administrativa.  

 

7.3.      Clientes  

Concierne a las entidades y/o empresas que han contratado los servicios de la Corporación CER, ya sea para desarrollar proyectos, investigaciones o consultorías. La finalidad de gozar con información de identificación y ubicación de las diferentes empresas radica en  mantener contacto para preservar alianzas o para establecer nuevos procesos contractuales. El área de Administración Financiera se encarga del tratamiento de la información, alienado al proceso de gestión administrativa.  

 

7.4.      Personas naturales o jurídicas que facilitan información para fines académicos e investigativos.  

Respondiendo al objetivo misional de generar y difundir conocimiento con base en el ejercicio investigativo, la Corporación CER periódicamente acude a empresas de los diferentes sectores económicos de Barrancabermeja y ciudadanía en general de la Región del Magdalena Medio, para recopilar información de interés para los estudios que adelantan acordes a sus líneas de investigación; los datos de identificación y ubicación se recolectan y almacenan para establecer comunicación personal, vía email o telefónicamente con los titulares. En lo que respecta a capacitaciones, talleres y reuniones realizadas en el marco de algún proyecto o eventos de difusión de información organizados por la Corporación CER, los datos personales de los titulares son recogidos por medio físico, si se requiere, lo registros se digitan o digitalizan en herramientas ofimáticas. Esta información permite identificar la totalidad de asistentes y el tipo de público que estuvo presente en cada espacio   El área de proyectos e investigaciones se encarga del tratamiento de la información bajo la supervisión de la Dirección y el área de archivo del aseguramiento de la misma.  

 

7.5.      Datos de menores de edad

La recolección de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, debe realizarse con autorización de los padres de familia o representante legal, salvo aquellos datos de naturaleza publica La  Corporación CER recogerá datos de esta población solo cuando éste determine el cumplimiento de su ejercicio económico, dará tratamiento a los mismos cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de los derechos que les asisten.  

 

7.6.      Otras finalidades  

a)   Soportar los procesos de auditoria interna y externa de la empresa.

b)   Enviar información sobre formulación de propuestas.

c)   Ejecutar los contratos que la Corporación CER tiene suscritos.

d)   Compartir datos estadísticos para sectores o personas que se encuentren en formulación de propuestas.

e)   Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre la Corporación CER y el titular

Los datos personales se recogen en cumplimiento de un objetivo, si éste se cumple y la Corporación CER considera que no es necesario continuar almacenándolos  se procede a eliminar la información de acuerdo a los procedimientos de gestión archivística.

 

 8.    Medidas de Seguridad    

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la Corporación CER,  adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

 

8.1.       Implementación de las medidas de seguridad

La Corporación CER, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:  

a)   Capacitación del personal que ingresa a la Corporación CER acerca del Manual de Política de Tratamiento de datos personales, el cual deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de la información.  

b)   Asignación de responsabilidades, autorizaciones en el tratamiento de los datos personales y acuerdos de confidencialidad con las personas que acceden a la información.

c)   Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.  

d)   Control para definir la disposición final de la información personal (supresión, archivo, uso…).

e)   Monitoreos periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de la protección de datos personales.  

f)   Cualquier otra medida de seguridad que llegare a resultar en desarrollo del correcto tratamiento de datos personales.    

 

 9.   Autorización del titular de datos personales  

La recolección, uso, circulación  y/o supresión de la información debe hacerse con autorización del titular, quien en consentimiento previo, expreso e informado avale el tratamiento de sus datos.   La autorización debe estar contenida en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que garantice la consulta posterior. En concordancia con la finalidad de la información, la Corporación CER dispone que mecanismo utilizar.

 

9.1.   Casos en los que no se requiere autorización

El artículo 10 de la ley 1581 de 2012 señala que no se requiere autorización en los siguientes casos:

a)   Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b)   Datos de naturaleza pública;

c)   Casos de urgencia médica o sanitaria;

d)   Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e)   Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.  

 

10.    Derechos de los titulares de datos personales  

El artículo 8 de la ley 1581 de 2012, contempla los siguientes derechos para los titulares de datos personales.  

a)   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;  

b)   Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;   c)   Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d)   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;  

e)   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;  

f)    Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.  

 

Parágrafo: de acuerdo al Art 20 del decreto 1377 del 2013 Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:  

a)   Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b)   Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c)   Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.  

d)   Por estipulación a favor de otro o para otro. 

e)   Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.    

 

11.   Deberes de la Corporación CER como responsable del tratamiento  

Los deberes del responsable de la información no deben ir en contravía de su actividad económica, ni con las demás medidas que ha interpuesto la ley con respecto a la protección de datos personales.    De acuerdo con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 se señalan las siguientes obligaciones:

a)  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b)  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;  

c)  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;  

d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;  

e)  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;  

f)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;  

g)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;  

h)  Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;  

i)  Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k)  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;  

l)  Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;  

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n)   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o)   Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.  

 

12.   Canales de atención al titular de los datos personales  

Los titulares que deseen realizar peticiones, consultas y/o reclamos con el fin de ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos personales o, revocar la autorización otorgada deberán dirigirse a los siguientes canales de atención habilitados por la Corporación CER:  

Punto de atención personal:    Carrera 27 # 55-11  B. Galán, Barrancabermeja

Lunes a viernes: 7:00am a 12:00m – 2:00pm a 6:00pm

Contacto telefónico:         (097) 601-04-41

Celular institucional:        313 416 6658 - 3142189854                

Correo electrónico:          Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  

 

13.   Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales

 

Ley 1581 de 2012, Artículo 16. “El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento”  

 

13.1.  Consultas  

El titular podrá solicitar consulta de sus datos personales a través de cualquier canal de atención habilitado por la Corporación CER.  

La ley 1581 de 2012 en su artículo 14 establece que el responsable del tratamiento tendrá máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido para atender la petición, si no es posible atender la consulta en el tiempo mencionado, es obligación informar al interesado los motivos de la demora y concretar nuevamente fecha para dar cumplimiento a su derecho, el tiempo pactado no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

 

13.2.  Reclamos  

Si el titular desea revocar la autorización otorgada o considera que sus datos personales deben ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o que el uso que le ha dado la Corporación CER no cumple con los requisitos estipulados legalmente podrán presentar un reclamo de manera escrita.  

La ley 1581 de 2012 señala que el titular o causahabiente debe hacer una solicitud donde se detalle su identificación, dirección y los hechos que dan lugar al reclamo, además adjuntar o relacionar los documentos que quiera hacer valer o que dan soporte a su petición. Si el reclamo es incompleto, el responsable o encargado del tratamiento deberá informar al interesado dentro los cinco (5) días siguientes a la fecha del recibido para que corrija sus fallas; si transcurridos dos (2) meses el titular no respondió al requerimiento, se entenderá que desistió del reclamo.  

La presente ley aclara que “en caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado”, de igual manera, tan pronto se reciba el reclamo completo “se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido”.  

La atención del reclamo no debe superar los quince  (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido, si no es posible atenderlo en el tiempo mencionado, es obligación informar al interesado los motivos de la demora y concretar nuevamente fecha para dar cumplimiento a su derecho, el tiempo pactado no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

Si el reclamo es para supresión de datos, la solicitud solo procederá si el titular no tiene obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.  

Si se solicita supresión de datos por considerar que la Corporación CER no está cumpliendo lo reglamentado con el tratamiento de la información, será necesaria la declaratoria ante la Superintendencia de Industria y Comercio certificando las irregularidades.  

 

14.    Actualización del Registro Nacional de Base de Datos- RNBD  

La Corporación CER actualizará el Registro Nacional de Base de Datos-RNBD  de acuerdo como lo indica la Circular externa No 002 de 2015 en el numeral 2.3 de la siguiente manera.

a)   Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo.  

b)   Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.  

Entiéndase por cambios sustanciales “los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.

 

15.   Definiciones  

El presente manual de política para el tratamiento de bases de datos personales se establecerá con las definiciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, las cuales se relacionan a continuación:  

a)   Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b)  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;  

c)  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;  

d)  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;  

e)  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;  

f)  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;  

h)  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.  

i)  Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

j)  Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

k)  Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.  

l) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

m)  Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.  

 

16.  vigencia de la política  

 El presente manual  de política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 27 de junio del año 2017.

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